Logboek: Wat is het belang van een logboek voor de Wwft?

De Wwft is een complex proces dat vraagt om een zorgvuldige uitvoering door het notariskantoor. Het Wwft-onderzoek dient op een exacte manier te worden uitgevoerd en gedocumenteerd. Daarnaast willen we steeds weten welke stap we als volgende stap moeten uitvoeren, wie in welke rol verantwoordelijk is voor de uitvoering van die stap, en wanneer de stap feitelijk is uitgevoerd. Hierbij is een zogenaamd logboek van groot belang. In het logboek houden we steeds bij welke stap van het proces feitelijk is uitgevoerd, alsmede door wie en wanneer. De log is een registratie van de keten van concreet uitgevoerde stappen van een Wwft-proces.

In WwfTrace is het logboek geautomatiseerd: elke uitgevoerde stap van het Wwft-proces wordt automatisch gelogd, inclusief wie de stap heeft uitgevoerd en wanneer. Op deze manier kan het notariskantoor altijd zien hoe ver men in een concreet Wwft-onderzoek is gevorderd, en wat de volgende stap is. Dit is belangrijk voor communicatiedoeleinden: het logboek maakt het voor iedereen inzichtelijk hoe ver men gevorderd is met onderzoek (transparantie). Het logboek laat bovendien zien hoe men achteraf het onderzoek heeft uitgevoerd: zijn alle noodzakelijke stappen wel uitgevoerd en zijn de juiste beslissingen genomen? Dit is natuurlijk belangrijke vragen voor de auditing functie.

Grootste uitdaging voor het realiseren van een goed functionerend logboek is de gegarandeerde betrouwbaarheid van de log: zijn er stappen vergeten om te loggen, of is de oorspronkelijke registratie van de feitelijke uitvoering van het proces later veranderd? Anders gezegd: Is het mogelijk om waterdicht te garanderen dat de historie van de log altijd volledig en correct is? In jargon heet dit het garanderen van een non-muteerbare log.

WwfTrace is uitgerust met geavanceerde technologie die er niet alleen voor zorgt dat elke uitgevoerde stap in het proces automatisch wordt gelogd, maar ook garandeert dat het onmogelijk is om reeds gelogde stappen in een later stadium te muteren (weglaten en/of veranderen). Dit betekent dat de log altijd de waarheid weergeeft van de feitelijke uitvoering van het Wwft-proces. Op deze wijze heeft het notariskantoor de beschikking over een non-muteerbare log met een controleerbaar correcte en volledige weergave van de uitvoering van alle Wwft-onderzoeken. Een geruststellend gedachte voor het kantoor, de cliënt en de controlerende instanties.