Maatwerk: Uw kantoorbeleid eenvoudig geïntegreerd in de werkinstructie

Met de invoering van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), werd er in 2018 vastgesteld dat de wetgeving principle based werd. Dit betekent dat notariskantoren in grote mate vrij zijn om te beslissen welk risiconiveau ze willen accepteren en welke maatregelen ze nemen om risico’s te beperken. Het eigen kantoorbeleid wordt zorgvuldig afgestemd op de unieke kenmerken en omvang van het kantoor.

Het kantoorbeleid kan verschillende aspecten van het onderzoek beïnvloeden. Bij WwfTrace is voor elk onderdeel van het onderzoek een standaard werkinstructie toegevoegd op basis van de Wwft-richtlijnen, leidraden en algemene wetgeving. Deze standaard werkinstructies kunnen volledig worden aangepast, zodat het eigen kantoorbeleid per onderdeel van het onderzoek kan worden toegevoegd. Op deze manier zijn de medewerkers van het notariskantoor die het Wwft-onderzoek uitvoeren op de hoogte van het eigen beleid voor elk onderdeel van het onderzoek. Dit zorgt voor consistente naleving bij het beoordelen van transacties en cliënten.

WwfTrace biedt de mogelijkheid om in uw eigen werkinstructies linkjes naar documenten, websites en  video’s en filmpjes toe te voegen. Hierdoor kunt u het beleid en de procedures van uw kantoor per onderdeel van het onderzoek gemakkelijk toevoegen aan de standaard werkinstructies.

Notariskantoren moeten regelmatig hun beleid evalueren om ervoor te zorgen dat het nog steeds effectief is en aansluit bij de actuele risico’s en ontwikkelingen. Deze evaluatie kan jaarlijks of halfjaarlijks plaatsvinden, afhankelijk van de omstandigheden. Dankzij de mogelijkheid om de werkinstructies in WwfTrace op elk moment aan te passen en aan te vullen met het specifieke kantoorbeleid, kunnen alle medewerkers na een evaluatie van het beleid weer volledig op de hoogte worden gebracht.