Oplossing

Als notaris heb je met diverse wet- en regelgeving te maken, zo ook met de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren
van terrorisme). Om hieraan te voldoen heeft WwfTrace dé oplossing om het notariaat volledig te ontzorgen.

Vraag een gratis demo aan!

Ben jij notaris en wil je graag gebruikmaken van WwfTrace? Profiteer dan nu van onze kennismakingsactie en maak direct gebruik van de tooling!

WwfTrace heeft een tool dat een alles-in-één oplossing biedt voor de naleving van wet- en regelgeving van de Wwft. Met onze gebruiksvriendelijke en innovatieve oplossing krijg je toegang tot alle benodigde workflows, juiste hoogwaardige bronnen en werkinstructies. Dit kun je overzichtelijk terugvinden binnen één omgeving.

Ben je geïnteresseerd en wil je graag meer weten? Neem dan contact met ons op en wij komen graag bij jullie langs voor het geven van een demo.

Poortwachtersrol

De Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (Wwft) is ontstaan om te voorkomen dat organisaties geld witwassen en terroristische activiteiten (in)direct financieren. Voor het notariaat brengt de Wwft in Nederland een specifieke verantwoordelijkheid met zich mee. Om witwassen en de financiering van terrorisme te voorkomen, is het notariaat als poortwachter aangewezen.

Voor velen is het een uitdaging om volledig en correct te voldoen aan de poortwachtersrol. WwfTrace ondersteunt in het volledige proces en maakt het naleven van de Wwft eenvoudig en efficiënt waardoor de notaris zich meer kan concentreren op het leveren van de juridische diensten aan hun cliënten.

Gebruiksvriendelijke softwareoplossing

WwfTrace is een alles-in-één oplossing voor notarissen om te voldoen aan de naleving van de Wwft. Wat bieden wij?  

  1. Een volledige oplossing voor het naleven van de Wwft middels gebruiksvriendelijke tooling.
  2. Een gedetailleerde audit trail van alle uitgevoerde stappen van het Wwft onderzoek inclusief alle gebruikte brondata.
  3. Training in het gebruik van WwfTrace.
  4. Begeleiding in het integreren van WwfTrace in de eigen werkomgeving.
  5. Ondersteuning en begeleiding in het gebruik van de tooling.
  6. Regelmatige updates en onderhoud van de tooling om altijd te voldoen aan actuele wetgeving.

Je kunt direct kennismaken door een demo aan te vragen. Om te starten met onze tooling, zorgen wij voor een snelle integratie en bijpassende training ter ondersteuning.

Wat en hoe

Wat moet er gebeuren?

Beoordeling dienstverlening

Het notariaat valt onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en wordt in dit kader beschouwd als poortwachter van het financiële stelsel. Transacties moeten herkend worden die binnen deze context als ongebruikelijk worden aangemerkt. 

De Wwft is van toepassing als er sprake is van het geven van advies of het verlenen van bijstand ten aanzien van de in de wet voorgeschreven (beoogde) transacties.

Hoe helpt WwfTrace?

Beoordeling dienstverlening

WwfTrace classificeert automatisch de dienstverlening als wel of niet Wwft-plichtig op basis van de ingevoerde gegevens van de dossiers en de bijbehorende (beoogde) transacties.

Wat moet er gebeuren?

Cliëntenonderzoek – identificatie en verificatie

De Wwft vereist dat notarissen en andere Wwft-plichtige instellingen een cliëntenonderzoek uitvoeren voordat zij een zakelijke relatie aangaan of een transactie uitvoeren. Dit houdt in dat je de identiteit van de cliënt moet verifiëren, relevante informatie moet verzamelen en het doel en de aard van de voorgenomen transactie moet begrijpen. 

De belangrijkste aspecten van identificatie en verificatie in het Wwft-onderzoek zijn: 

  • Vastellen van de identiteit van de cliënt, diens vertegenwoordiger en de uiteindelijke begunstigden. 
  • Na vaststelling, de identiteiten verifiëren. Ter verificatie van de identiteit dienen documenten verzameld te worden als bewijsstukken voor zowel natuurlijke personen als rechtsvormen.    
  • Verzamelen van relevante informatie over de cliënt en de aard van de transactie of zakelijke relatie.
  • Het proces van identificatie en verificatie is risicogevoelig en moet worden uitgevoerd volgens een risicogebaseerde aanpak. Openbare registers, databanken en andere informatiebronnen moeten worden geraadpleegd om de reputatie van de cliënt te boordelen. Hoog risico cliënten vereisen meer zorgvuldige identificatie en verificatie dan cliënten met een laag risico.  

Hoe helpt WwfTrace?

Cliëntenonderzoek – identificatie en verificatie

Met WwfTrace voer je volledig en eenvoudig en geregisseerd het cliëntenonderzoek uit. Daarin word je geleid door het proces en krijg je per processtap een gedetailleerde duidelijke werkomschrijving. Hierin staan ook de verwijzingen naar de wetgeving met een link naar de betreffende artikelen of richtlijnen. 

WwfTrace biedt de volgende functies:  

  • Weergave van het volledige klantbeeld in een duidelijk overzicht per betrokken partij met identiteit en andere relevante informatie.  
  • Volledige sturing door het identificatieproces met antecedentenonderzoek waarbij relevante openbare bronnen geautomatiseerd worden onderzocht.  
  • WwfTrace ondersteunt in de verificatie van de identiteit van zowel de natuurlijke personen als rechtsvormen en legt de verificatie vast in een audittrail inclusief de bijbehorende documenten en informatie. 
  • Risicobeoordeling is eenvoudig door middel van de automatisch gegenereerde analyses van de identiteit van de cliënt.

Wat moet er gebeuren?

Ultimate Beneficial Owner (UBO)

In het kader van het cliëntenonderzoek volgens de Wwft moet de Ultimate Beneficial Owner (UBO) van een cliënt bepaald worden. De UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een rechtspersoon of andere juridische entiteit. 

Hoe helpt WwfTrace?

Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Met WwfTrace worden per betrokken partij de documenten en relevante informatie gedocumenteerd. Hierdoor kan efficiënter en nauwkeuriger bepaald worden of alle betrokken partijen en de bijbehorende uiteindelijke begunstigden per partij geïdentificeerd en geverifieerd zijn. Alle stappen in het UBO-onderzoek worden vastgelegd in een audittrail, Dit zorgt voor een totaaloverzicht en helpt bij het voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Wat moet er gebeuren?

Politiek prominente personen (PPP/PEP)

PEP’s zijn personen die een prominent publieke functie bekleden of hebben bekleed, evenals hun naaste familieleden en bekende geassocieerden.  

De verplichtingen van een notaris inzake PEP’s omvatten:

  • Goedkeuring door hoger management van het kantoor moet plaatsvinden en gelogd worden voordat de zakelijke relatie mag worden aangegaan. 
  • Er dient een volledige vermogenscheck uitgevoerd te worden als onderdeel van het verscherpt cliëntenonderzoek. Dit houdt in het vaststellen van de bronnen van het vermogen van de PEP en nagaan of het vermogen in overeenstemming is met de publieke functie die de PEP bekleedt of heeft bekleed. 
  • De transacties en zakelijke relaties van de PEP dienen grondig geanalyseerd te worden om ongebruikelijke of verdachte activiteiten te identificeren. 
  • De vermogensinformatie van de PEP dient geverifieerd te worden aan de hand van relevante documenten en bewijsstukken. 

Hoe helpt WwfTrace?

Politiek prominente personen (PPP/PEP)

Met WwfTrace voer je volledig en eenvoudig en geregisseerd het PEP-onderzoek voor de Wwft uit.   

  • Je wordt volledig geleid door het proces en per processtap wordt relevante informatie en documentatie opgeslagen. Elke processtap is voorzien van  gedetailleerde duidelijke werkomschrijvingen, richtlijnen en het eventuele kantoorbeleid. 
  • Met WwfTrace kan geautomatiseerd PEP-screening uitgevoerd worden door middel van de meest actuele PEP-lijsten en databases van relevante overheidsinstanties en internationale organisaties. Hierdoor kan snel vastgesteld worden of een cliënt als PEP moet worden beschouwd. 
  • Met WwfTrace kan eenvoudig en onderbouwd de PEP-status van een cliënt geverifieerd worden. 
  • WwfTrace houdt een gedetailleerde audit trail bij van alle PEP-onderzoeken inclusief de bijbehorende onderbouwende informatie en documentatie. 

Wat moet er gebeuren?

Risicobeleid

Notariskantoren zijn verplicht om een eigen risicobeleid op te stellen, afgestemd op de aard en omvang van het kantoor. De cliënten en transacties dienen daarbij ingedeeld te worden in risicocategorieën, op grond van indicatoren.  
 
Bij het bepalen van het beleid dient rekening gehouden te worden met risicofactoren, die verband houden met het type cliënt, product, dienst, transactie en leveringskanaal en met landen of geografische regio’s. 
 
Het specifieke kantoorbeleid en compliance-vereisten moeten aangetoond worden nageleefd.

Hoe helpt WwfTrace?

Risicobeleid

Het eigen kantoorbeleid kan aan de WwfTrace tooling toegevoegd worden en biedt een gestructureerde en geautomatiseerde manier om relevante richtlijnen, protocollen en risicofactoren toe te passen bij het beoordelen van cliënten en transacties in het kader Wwft.  

Door het kantoorbeleid in de tooling op te nemen:  

  • Wordt ervoor gezorgd dat alle medewerkers binnen het notariskantoor op dezelfde manier cliënten en transacties beoordelen. Dit zorgt voor uniformiteit en consistentie in het naleven van de Wwft-vereisten. 
  • Kan het Wwft-onderzoek efficiënter verricht worden. Je hoeft niet handmatig door documenten te zoeken of richtlijnen op te zoeken, omdat alles gestructureerd in de tooling beschikbaar is.
  • Kunnen, door te verwijzen naar het beleid dat in de tooling is vastgelegd, beslissingen onderbouwd worden.  
  • Voldoet het kantoor aan de Wwft-vereisten en andere wettelijke bepalingen. 

 

Wat moet er gebeuren?

Risicobeoordeling

De risicobeoordeling omvat het identificeren en evalueren van risicofactoren die verband houden met witwassen en terrorismefinanciering. 
 
Bij de beoordeling van de risico’s dient rekening gehouden te worden met risicofactoren, die verband houden met het type cliënt, product, dienst, transactie en leveringskanaal en met landen of geografische regio’s. 
 
Op basis van de verzamelde informatie, inclusief het resultaat van het antecedentenonderzoek, voert de notaris een risicobeoordeling uit. Hierbij wordt het risiconiveau van de cliënt bepaald, variërend van vereenvoudigd, normaal en verscherpt onderzoek.

Hoe helpt WwfTrace?

Risicobeoordeling

WwfTrace ondersteunt zowel in de objectieve als de subjectieve risicofactoren.

WwfTrace biedt de volgende onderstaande oplossingen: 

  • Een automatische zoekfunctie van officiële sanctielijsten en andere relevante bronnen zorgt voor een optimale risicobeoordeling. Het is mogelijk om de zoekfunctie elk moment aan te roepen.   
  • Relevante richtlijnen, protocollen en risicofactoren worden stapsgewijs beschreven. Op basis daarvan kan de notaris eenvoudig en onderbouwd bepalen of de dienstverlening geoorloofd is. 
  • Alle stappen worden in het risicobeoordelingsproces vastgelegd in een audit trail. 
  • WwfTrace ondersteunt bij het identificeren van hoogrisico-cliënten en -transacties, waardoor ze hun verantwoordelijkheid als poortwachters in het financiële stelsel beter kunnen vervullen. 

Wat moet er gebeuren?

Monitoring en onderzoek naar herkomst van de middelen

In het kader van de Wwft dient er onderzoek gedaan te worden naar de herkomst en bestemming van de gelden die bij de transactie gebruikt worden.  

Ook is het verplicht om continu aandacht voor het risicoprofiel van de cliënt te hebben gedurende de gehele duur van de zakelijke relatie met de cliënt. Deze monitoring mag niet worden uitbesteed.

Hoe helpt WwfTrace?

Monitoring en onderzoek naar herkomst van de middelen
  • De notaris wordt volledig gestuurd en begeleid in het proces voor het ‘herkomst middelen’ onderzoek.
  • WwfTrace documenteert per herkomst de bijbehorende onderbouwende informatie en documentatie 
  • WwfTrace verzorgt monitoring van het onderzoek gedurende de periode van de zakelijke relatie met de cliënt en rapporteert en documenteert automatisch.
  • de monitoringsresultaten worden in een gedetailleerde audit trail vastgelegd. 

Wat moet er gebeuren?

Registratie- en bewaarplicht

Het notariaat is als poortwachter aangewezen in het financiële stelsel en zijn verplicht om zich te registreren bij de FIU-Nederland als Wwft-plichtige instelling.

De documenten en gegevens uit het Wwft-onderzoek moeten op opvraagbare wijze worden vastgelegd en op een toegankelijke wijze worden bewaard, gedurende vijf jaren na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of gedurende vijf jaar na het uitvoeren van de transactie. Dit omvat alle relevante informatie en gegevens die zijn verzameld tijdens het Wwft-onderzoek, alsook de documentatie met betrekking tot de meldingen van verdachte transacties aan de FIU-Nederland.

Hoe helpt WwfTrace?

Registratie- en bewaarplicht

WwfTrace biedt een veilige digitale kluis voor alle informatie en documentatie die onder de bewaarplicht vallen. Tevens wordt de volledige audit trail van de acties gelogd en bewaard. Hierdoor kunnen notarissen gemakkelijk de relevante informatie terugvinden. Het moment van het onderzoek wordt geregistreerd en bijgehouden zodat voldaan kan worden aan de verplichte bewaartermijn.  

Wat moet er gebeuren?

Ongebruikelijke transacties en Meldingen

Als er ongebruikelijke transacties onder de Wwft gesignaleerd worden, is het notariskantoor het volgende verplicht: 

  • Intern registreren van de ongebruikelijke transacties. 
  • De transactie dient gemeld te worden aan de compliance officer of het management. 
  • Een grondig onderzoek naar de achtergrond van de transactie moet uitgevoerd worden. 
  • Vaststellen of de transactie daadwerkelijk verdacht is. 
  • Als er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat een transactie of poging tot transactie verband houdt met witwassen van geld of financieren van terrorisme, moet onverwijld de transactie gemeld worden aan FIU-Nederland. Deze melding dient onderbouwd te worden met de juiste documentatie over de cliënt, de aard van de transactie en eventueel verdachte elementen. 
  • Een kopie van de ingediende FIU-melding en ontvangstbevestiging vallen onder de wettelijke bewaarplicht van de Wwft.  
  • Strikte geheimhouding dient gehandhaafd te worden, behalve aan bevoegde autoriteiten 
     

Hoe helpt WwfTrace?

Ongebruikelijke transacties en Meldingen
  • Automatische archivering van de volledige uitkomst en documentatie van het onderzoek. 
  • Ondersteuning in risicobeoordeling. 
  • Integratie met externe bronnen waardoor de verdachte transacties eenvoudiger gedetecteerd kunnen worden. 
  • WwfTrace biedt ingebouwde controles en validaties om ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie en documentatie volledig en juist is aangeleverd voordat de melding wordt ingediend.  
  • Een kopie van de ingediende FIU-melding en ontvangstbevestiging worden op een veilige manier bewaard in de digitale kluis. 

Wat moet er gebeuren?

Compliance- en auditfunctie

De omvang van het notariskantoor, de aard en complexiteit van de activiteiten, en de interne risicobeoordeling van het kantoor bepalen of het notariskantoor behoort te beschikken over een compliance officer.  

De compliance officer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de wettelijke regels en de interne regels die de instelling zelf heeft opgesteld, en het doen van een melding aan de FIU-Nederland, als er van een meldingsplicht sprake is.  

De taken van de compliance officer omvatten onder andere: beleidsontwikkeling, risicobeoordeling, cliëntenonderzoek, monitoring en rapportage. 

Tevens waarborgt de compliance officer de integriteit en reputatie van het kantoor en draagt bij aan de preventie van financiële criminaliteit. 

De auditfunctionaris is degene die de naleving van de Wwft en de uitoefening van de compliance-functie moet controleren. De Wwft vereist de auditfunctie voor het notariskantoor door middel van het loggen van gegevens. 

Hoe helpt WwfTrace?

Compliance- en auditfunctie

WwfTrace ondersteunt in het uitvoeren van risicobeoordelingen, het monitoren van transacties en de bewustwording binnen het kantoor. WwfTrace zorgt ervoor dat de documentatie en rapportage van het Wwft-onderzoek zorgvuldig gebeurt en volledig wordt vastgelegd.  

Het workflowsysteem dat ten grondslag ligt aan WwfTrace stuurt de notaris en zijn medewerkers op systematische wijze door het proces, met als resultaat dat alle genomen beslissingen volledig en correct worden onderbouwd en gelogd. 

WwfTrace registreert en legt alle relevante transacties, activiteiten en beslissingen vast. Door het inzetten van innovatieve blockchaintechnologie resulteert dit in een volledige en non-muteerbare log van geregistreerde transacties en gebruikte data. Hierdoor is de audit eenvoudig te verifiëren op correctheid en volledigheid.

Integratie

Start je met WwftTrace? Wij zorgen ervoor dat de tooling binnen jouw kantoor zorgeloos in gebruik genomen kan worden.

Wij komen eerst altijd fysiek langs voor een gesprek. Het doel van het gesprek is het inventariseren van het kantoorbeleid en de specifieke wensen van het kantoor t.a.v. het Wwft-onderzoek. Vervolgens richten wij de gewenste functionaliteit van de tooling in, en verzorgen wij een gebruikerstraining voor de kantoormedewerkers.

De gebruikerstraining kan zowel fysiek als online worden gevolgd en duurt een dagdeel. Zo kan jouw notariskantoor snel aan de slag met een Wwft onderzoek!

 

Trainingen

Bij het naleven van wet- en regelgeving zijn er belangrijke verplichtingen waar rekening mee gehouden moet worden. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) vereist onder andere het controleren van nieuwe cliënten, het melden van ongebruikelijke transacties en het opstellen van risicomanagement en beleid. Het is essentieel dat iedereen die te maken heeft met de Wwft beschikt over voldoende kennis van deze wet- en regelgeving. Deze kennisvereiste staat bekend als de opleidingsverplichting.

Wilt u gemakkelijk en snel uw kennis op het gebied van de Wwft verbeteren en daarmee direct aan de opleidingsverplichting voldoen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres.

 

Uitdagingen van de poortwachtersrol

Voor notarissen kan de invulling van de poortwachtersrol voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) een uitdaging zijn om verschillende redenen: 

Complexiteit van de wet: de Wwft is een complexe wetgeving met verschillende verplichtingen en regels waar notarissen aan moeten voldoen. Het begrijpen en interpreteren van de wet kan lastig zijn, vooral omdat deze wet regelmatig wordt bijgewerkt en aangescherpt. 

Veranderende risico’s: notarissen moeten de risico’s op het gebied van witwassen en financieren van terrorisme continu monitoren en beoordelen. Deze risico’s kunnen veranderen als gevolg van nieuwe ontwikkelingen, technologieën en marktomstandigheden.

Tijd en middelen: het naleven van de Wwft vereist aanzienlijke inspanningen op het gebied van tijd, middelen en expertise. Het uitvoeren van uitgebreid cliëntenonderzoek, het bijhouden van beleid en risicoanalyses, en het opzetten van interne controlesystemen vergen veel tijd en toewijding, wat een uitdaging kan zijn voor notariskantoren.

Hoge nalevingsstandaarden: notarissen worden beschouwd als poortwachters in het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme, en er worden hoge nalevingsstandaarden van hen verwacht. Als notaris moet je voldoen aan strenge regels en procedures om ervoor te zorgen dat je de verplichtingen kan naleven. Dit kan extra druk en verantwoordelijkheid met zich meebrengen. 

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid: het niet correct naleven van de Wwft kan ernstige gevolgen hebben voor notarissen, zowel op juridisch als op reputatiegebied. Zo kun je aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van de wet en je kunt boetes, strafrechtelijke vervolging of schade aan je reputatie oplopen.